档案管理工作流程

一、目的

为保证档案管理流程严谨、材料管理及时，完整，安全，档案管理工作符合国家根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》及其实施办法及学校相关规定，特制订本工作流程。

二、范围

本流程适用于学校所有正式教职工的人事档案管理工作。

三、权责

（一）人事处负责与学校签订聘用合同的教职工档案管理工作。

（二）校主管领导负责核准特殊情况下教职工档案管理办法。

四、管理风险

（一）责任岗位工作流程违规。

（二）档案材料丢失。

（三）档案调入，材料不齐全

（四）档案材料违规调出

（五）档案材料违规提供副本

五、工作流程

（一）档案材料调入

1.凡被我院录用的在编正式教职工，应先将人事档案调入学院，方可办理入职手续。

2.根据人事处招聘管理责任岗发放的正式的调档函（应届生凭就业协议书），而将档案调入学校。

3.档案材料须包括以下内容：

（1）履历材料。
（2）自传材料。
（3）鉴定、考核、考察材料。
（4）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）。
（5）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。
（6）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
（7）奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）。
（8）处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）。
（9）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。
（10）其他可供组织参考的材料。

4.档案管理责任岗在收到教职工档案时应严格做好档案调入登记手续并根据国家档案管理相关规定，检查调入人员的人事档案是否齐备、是否存在违法乱纪经历等。对档案中存在不完备、不准确、有违法乱纪行为而未如实报告的，应及时上报主管领导。学院将视档案问题严重程度对教职工本人作相应处理。

5.人事处应做好个人档案材料的日常积累、维护工作。按照海南省组织部、人事厅有关人事档案的管理规定，将教职工的工作情况的相关原始记录材料，及时填补个人的档案记录，将相关的原始记录资料，整理并归入到其人事档案相关的类别之中。

6.人事档案应及时整理、编目、装订成册，凡应归档的材料不应散失在外。

7.档案材料日常管理工作

（1）人事档案室系学院机要重地，除工作人员外，未经允许，其他任何人不得擅自进入人事档案室。

（2）教职工个人人事档案原则上不能查阅、摘录或复制。

（3）学院内因工作需要查档，需经人事处主管审批同意后方可查阅。人事处档案室不接受电话查询。

（4）查阅人事档案时档案管理人员必须在场，查阅人事档案的情况，档案管理员须有详细记载。

（5）未经批准，任何人员（包括档案管理员）都不得将人事档案带出档案室。

8.档案的转递

（1）人事档案的转递（包括转入和转出）由档案管理责任岗统一负责。

（2）教职工因劳动合同到期而提出离职，符合合同约定及学院相关规定（个人户口已调入学院的，须先办理户口转移手续），报请人事主管及上级领导审批同意后，个人档案方可调出。

（3）人事处在收到教职工本人所在新单位出具的调档函后方可办理档案调出手续并认真做好调出登记工作。

（4）人事档案应通过机要系统转递或其它安全系统转递，必要时由人事处专人递取，不得在普通邮局邮寄或交本人（含亲属）自带。

（5）收到档案的部门，经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执寄回；转出档案，逾期一个月未退回执，人事处应写信或电话催问，以防丢失。

（二）相关制度及表单

《welcome皇冠登录手机版教职工人事档案管理暂行办法》

六、工作流程图

（一）档案转入流程图

（二）档案转出流程图

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